Kesalahan Umum dalam Membuat Quotation dan Cara Menghindarinya

Jasa Digital Agency – Dalam dunia bisnis, quotation atau penawaran harga menjadi salah satu dokumen penting yang membantu perusahaan memberikan gambaran biaya kepada calon klien. Namun, banyak pelaku usaha terutama UMKM yang masih sering melakukan kesalahan saat menyusun quotation. Akibatnya, penawaran terlihat tidak profesional, bahkan bisa membuat calon klien ragu untuk bekerja sama.

Agar hal tersebut tidak terjadi, mari kita bahas kesalahan umum dalam membuat quotation beserta cara menghindarinya.

1. Informasi Perusahaan Tidak Lengkap

Kesalahan:
Banyak pelaku bisnis hanya mencantumkan nama perusahaan tanpa alamat, nomor telepon, atau logo resmi. Padahal, identitas perusahaan sangat penting untuk meningkatkan kredibilitas.

Cara Menghindari:
Selalu sertakan:

• Logo perusahaan
• Nama resmi perusahaan
• Alamat lengkap
• Nomor telepon & email
• Website (jika ada)

Hal ini membuat quotation terlihat lebih profesional dan mudah dipercaya.

2. Tidak Ada Nomor Quotation

Kesalahan:
Beberapa bisnis mengirim quotation tanpa nomor unik. Akibatnya, dokumen sulit dilacak dan menimbulkan kebingungan jika ada lebih dari satu penawaran.

Cara Menghindari:
Gunakan nomor quotation dengan format yang rapi, misalnya:
QUO-2025-001
Format ini memudahkan pengarsipan dan pencarian dokumen.

3. Deskripsi Produk/Jasa Kurang Jelas

Kesalahan:
Menuliskan hanya “Layanan SEO” atau “Produk A” tanpa detail. Klien bisa bingung mengenai apa saja yang termasuk dalam penawaran.

Cara Menghindari:
Tulis deskripsi detail, misalnya:

• “Layanan SEO: optimasi on-page, riset keyword, backlink building selama 1 bulan.”
• “Produk A: meja kayu jati ukuran 120×80 cm, finishing natural, garansi 1 tahun.”

Semakin detail deskripsi, semakin kecil kemungkinan terjadi salah paham.

Baca juga: Perbedaan Quotation dan Invoice: Fungsi, Format, dan Kapan Digunakan

4. Tidak Mencantumkan Masa Berlaku Quotation

Kesalahan:
Memberi penawaran tanpa batas waktu membuat klien bisa menunda keputusan. Akibatnya, harga yang sudah berubah bisa menimbulkan masalah di kemudian hari.

Cara Menghindari:
Cantumkan masa berlaku quotation, misalnya:
“Quotation ini berlaku hingga 30 September 2025.”

Ini memberi rasa urgensi dan melindungi perusahaan dari perubahan harga bahan baku atau jasa.

5. Salah dalam Perhitungan Harga

Kesalahan:
Kesalahan penjumlahan atau lupa memasukkan biaya tambahan (pajak, ongkir, instalasi) bisa membuat perusahaan rugi atau terlihat tidak profesional.

Cara Menghindari:

• Gunakan software spreadsheet (Excel/Google Sheets) untuk menghitung otomatis.
• Lakukan pengecekan ulang sebelum dikirim.
• Pisahkan detail harga: harga pokok, pajak, diskon, biaya tambahan.

6. Tidak Menyebutkan Syarat dan Ketentuan

Kesalahan:
Mengirim quotation hanya berisi daftar harga, tanpa ketentuan pembayaran atau garansi. Ini bisa menimbulkan kesalahpahaman di kemudian hari.

Cara Menghindari:
Tambahkan syarat & ketentuan, seperti:

• Metode pembayaran (transfer bank, e-wallet, atau lainnya)
• Down payment (DP) atau sistem cicilan
• Waktu pengerjaan/proses
• Kebijakan pembatalan

7. Tampilan Quotation Tidak Profesional

Kesalahan:
Menggunakan desain seadanya, misalnya hanya tabel hitam putih tanpa format rapi. Klien bisa menilai bisnis kurang serius.

Cara Menghindari:
Gunakan template profesional dengan:

• Layout rapi
• Font mudah dibaca
• Logo perusahaan
• Penempatan elemen yang konsisten

Jika ingin lebih praktis, gunakan aplikasi invoice & quotation digital yang otomatis menghasilkan dokumen profesional.

8. Tidak Ada Kontak Person yang Bisa Dihubungi

Kesalahan:
Mengirim quotation tanpa nama PIC (person in charge) membuat klien bingung harus menghubungi siapa jika ada pertanyaan.

Cara Menghindari:
Selalu sertakan:

• Nama PIC
• Jabatan
• Nomor telepon/WhatsApp
• Email

Sehingga komunikasi dengan klien lebih mudah dan cepat.

9. Terlalu Banyak Informasi yang Tidak Relevan

Kesalahan:
Ada juga perusahaan yang menuliskan informasi bertele-tele, sehingga quotation terlihat membingungkan.

Cara Menghindari:
Sajikan informasi singkat, jelas, dan padat. Hanya masukkan data yang memang dibutuhkan klien untuk membuat keputusan.

10. Mengirim Quotation dalam Format yang Tidak Standar

Kesalahan:
Mengirim file dalam format Word atau bahkan foto yang tidak rapi bisa membuat klien kesulitan membaca.

Cara Menghindari:
Gunakan format PDF agar layout tetap rapi di semua perangkat.

Kesimpulan

Membuat quotation yang profesional bukan hanya soal mencantumkan harga, tetapi juga menyajikan informasi dengan rapi, jelas, dan mudah dipahami. Hindari kesalahan-kesalahan umum seperti informasi tidak lengkap, salah hitung harga, hingga desain seadanya.

Dengan quotation yang tepat, perusahaan akan lebih dipercaya dan peluang mendapatkan klien baru semakin besar.

FAQ tentang Quotation

1. Apakah quotation wajib memiliki tanda tangan?
Idealnya, ya. Tanda tangan atau cap perusahaan menambah legalitas dokumen.

2. Quotation berlaku berapa lama?
Umumnya 14–30 hari, tergantung kebijakan perusahaan.

3. Apakah quotation bisa dijadikan kontrak?
Tidak. Quotation hanya penawaran. Kontrak baru terjadi jika ada persetujuan tertulis atau invoice dibayar.

4. Apakah perlu mencantumkan pajak di quotation?
Ya, agar klien tahu total biaya yang harus dibayar.

5. Apakah UMKM juga perlu membuat quotation?
Sangat perlu, agar bisnis terlihat profesional dan dipercaya oleh klien.