Apa Itu HRIS dan Contohnya dalam Dunia Kerja Perusahaan Modern

Jasa Software House Developer Jombang – Dalam era digital seperti sekarang, perusahaan dituntut untuk lebih efisien dalam mengelola sumber daya manusia (SDM). Proses manual yang dulu dilakukan dengan kertas kini mulai ditinggalkan. Sebagai gantinya, banyak perusahaan menggunakan HRIS (Human Resource Information System) untuk mempermudah pengelolaan karyawan.

Lalu, apa itu HRIS, apa fungsinya, dan contoh HRIS apa saja yang sering digunakan perusahaan? Artikel ini akan membahas secara lengkap, termasuk cara kerja, manfaat, hingga peluang karir sebagai HRIS staff di perusahaan modern.

Apa kepanjangan dari HRIS?

HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System.
Secara sederhana, HRIS adalah sistem berbasis teknologi yang digunakan untuk mengelola data, aktivitas, dan proses yang berhubungan dengan sumber daya manusia di dalam perusahaan.

Dengan HRIS, perusahaan bisa menyimpan dan mengolah informasi karyawan seperti:

• Data personal (nama, alamat, kontak, riwayat kerja)
• Informasi kehadiran dan absensi
• Penggajian (payroll)
• Cuti dan izin kerja
• Rekrutmen dan onboarding karyawan baru
• Penilaian kinerja

Singkatnya, HRIS adalah solusi digital untuk membantu HR (Human Resource) dalam mengelola SDM secara lebih cepat, akurat, dan efisien.

Apa yang Dimaksud dengan HRIS?

Secara definisi akademis, HRIS merupakan gabungan antara human resource management (HRM) dengan teknologi informasi.
Tujuannya adalah menyediakan sistem terintegrasi yang memudahkan perusahaan dalam mengelola data karyawan, mengambil keputusan berbasis data, serta meningkatkan produktivitas tim HR.

Tujuan dan Fungsi HRIS

HRIS tidak hanya sekadar database karyawan, tapi juga punya fungsi strategis, di antaranya:

1. Menyimpan Data Karyawan
   Semua informasi tersimpan dalam sistem digital, lebih aman dibanding arsip manual.
2. Mengelola Absensi dan Kehadiran
   HRIS terhubung dengan mesin absensi fingerprint atau aplikasi mobile untuk mencatat jam masuk dan pulang.
3. Mengatur Payroll dan Pajak
   Gaji, tunjangan, hingga potongan pajak dapat dihitung otomatis.
4. Memantau Cuti dan Izin
   Karyawan bisa mengajukan cuti lewat HRIS login, HR tinggal menyetujui secara digital.
5. Mendukung Rekrutmen dan Pelatihan
   Dari proses melamar kerja, wawancara, onboarding, hingga training bisa terintegrasi dalam sistem HRIS.
6. Meningkatkan Efisiensi HRD
   Tugas administratif berkurang, sehingga HR bisa fokus pada strategi pengembangan SDM.

HRIS Terdiri dari Apa Saja?

Sebuah sistem HRIS biasanya memiliki beberapa modul utama, yaitu:

• Core HR: Data karyawan, jabatan, struktur organisasi.
• Payroll System: Penggajian, tunjangan, potongan, dan pajak.
• Attendance System: Absensi, shift kerja, lembur.
• Recruitment & Onboarding: Lowongan kerja, seleksi, proses masuk karyawan baru.
• Performance Management: Penilaian kinerja, KPI, feedback.
• Learning & Development: Pelatihan, e-learning, sertifikasi.

Contoh HRIS yang Populer

Beberapa contoh HRIS yang banyak digunakan di Indonesia maupun internasional:

1. Talenta by Mekari
   Aplikasi HRIS berbasis cloud yang menyediakan fitur absensi online, payroll, cuti, hingga employee self-service.
2. Sleekr (kini Mekari HR)
   Fokus pada penggajian, absensi, dan administrasi HR untuk bisnis kecil hingga menengah.
3. Oracle PeopleSoft
   HRIS skala internasional dengan fitur lengkap untuk perusahaan besar.
4. SAP SuccessFactors
   Digunakan oleh banyak perusahaan multinasional untuk manajemen SDM yang kompleks.
5. KaryaONE
   HRIS lokal dengan fokus pada pengelolaan absensi, payroll, dan kinerja karyawan.

Cara Menggunakan HRIS

Bagi pemula, cara menggunakan HRIS biasanya melalui dashboard yang sudah user-friendly. Umumnya langkah-langkahnya:

1. HRIS Login ke sistem menggunakan akun perusahaan.
2. Karyawan bisa mengakses fitur self-service, misalnya untuk melihat slip gaji, mengajukan cuti, atau update data pribadi.
3. HRD mengelola data absensi, payroll, rekrutmen, hingga penilaian kinerja lewat dashboard.
4. Manajemen bisa mengunduh laporan analitik untuk pengambilan keputusan.

Dengan fitur ini, semua pihak (HR, karyawan, dan manajemen) mendapatkan manfaat secara langsung.

Baca juga: Apa Itu Super Apps? Pengertian, Contoh, dan Manfaatnya untuk Kehidupan Digital

Belajar HRIS untuk Karir

Seiring dengan meningkatnya adopsi HRIS, banyak perusahaan membuka posisi HRIS staff atau HRIS specialist. Tugas mereka antara lain:

• Mengelola sistem HRIS perusahaan.
• Menginput dan memverifikasi data karyawan.
• Membantu karyawan menggunakan HRIS login.
• Membuat laporan HR untuk manajemen.

Berapa Gaji HRIS Staff?

Di Indonesia, gaji HRIS staff bervariasi, mulai dari Rp4 juta – Rp8 juta per bulan untuk level junior, dan bisa lebih tinggi untuk posisi senior atau HRIS manager, terutama di perusahaan multinasional.

Sistem HRIS Apa Saja?

Ada beberapa tipe HRIS yang biasa digunakan perusahaan:

1. HRIS On-Premise
   Dipasang langsung di server internal perusahaan, biasanya digunakan perusahaan besar yang membutuhkan keamanan tinggi.
2. HRIS Cloud-Based
   Berbasis internet, lebih fleksibel, dan bisa diakses kapan saja. Banyak startup dan UMKM lebih memilih model ini.
3. HRIS Hybrid
   Kombinasi antara on-premise dan cloud untuk menyeimbangkan keamanan dan fleksibilitas.

Apa Fungsi Human Resource Management dalam HRIS?

Human Resource Management (HRM) adalah pengelolaan tenaga kerja dalam sebuah organisasi. Fungsi HRM antara lain:

• Rekrutmen dan seleksi karyawan.
• Manajemen kinerja.
• Pelatihan dan pengembangan SDM.
• Penggajian dan kompensasi.
• Hubungan industrial dan kepatuhan hukum.

HRIS membantu HRM dengan otomatisasi proses, sehingga HR tidak hanya mengurus administrasi tetapi juga bisa fokus pada strategi pengembangan SDM.

FAQ tentang HRIS

1. Apa itu HRIS dan contohnya?
HRIS adalah sistem digital untuk mengelola data SDM. Contohnya: Talenta by Mekari, SAP SuccessFactors, dan Oracle PeopleSoft.

2. HRIS login itu apa?
HRIS login adalah akses masuk karyawan atau HRD ke sistem HRIS untuk menggunakan fitur seperti absensi, slip gaji, dan cuti.

3. HRIS adalah singkatan dari apa?
HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System.

4. HRIS terdiri dari apa saja?
HRIS terdiri dari modul absensi, payroll, rekrutmen, manajemen kinerja, dan pengembangan karyawan.

5. Berapa gaji HRIS staff?
Gaji HRIS staff di Indonesia rata-rata Rp4 juta – Rp8 juta per bulan, tergantung perusahaan dan pengalaman.

6. Apa fungsi utama HRIS?
Fungsi utama HRIS adalah mempermudah pengelolaan karyawan, absensi, gaji, dan rekrutmen.

Kesimpulan

HRIS adalah sistem modern yang membantu perusahaan mengelola sumber daya manusia dengan lebih efisien. Dengan fitur seperti absensi online, payroll otomatis, hingga employee self-service, HRIS mampu mengurangi beban administratif HRD dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

Contoh HRIS di Indonesia seperti Talenta, Sleekr, dan KaryaONE menunjukkan bahwa teknologi ini bukan hanya untuk perusahaan besar, tapi juga UMKM. Dengan penggunaan HRIS yang tepat, perusahaan bisa meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan administrasi, dan membangun strategi HR yang lebih kuat.

Tidak heran jika HRIS kini menjadi kebutuhan utama bagi perusahaan modern untuk menjaga keberlangsungan dan daya saing bisnis.