Perbedaan Quotation dan Invoice: Fungsi, Format, dan Kapan Digunakan

Jasa Digital Marketing – Dalam dunia bisnis, terutama yang berhubungan dengan transaksi jual beli maupun jasa, dua dokumen yang sering muncul adalah quotation dan invoice. Banyak orang masih bingung membedakan keduanya, padahal fungsi dan waktu penggunaannya sangat berbeda. Memahami perbedaan quotation dan invoice akan membantu perusahaan terlihat lebih profesional sekaligus memudahkan pengelolaan keuangan.

Apa Itu Quotation?

Quotation atau penawaran harga adalah dokumen resmi yang diberikan penjual kepada calon pembeli sebelum transaksi terjadi. Dokumen ini berisi rincian produk atau jasa, harga satuan, jumlah, hingga syarat dan ketentuan yang berlaku. Quotation biasanya digunakan untuk memberi gambaran biaya kepada calon klien sebelum mereka memutuskan membeli.

Fungsi Quotation

1. Memberi informasi harga – agar klien tahu estimasi biaya yang perlu disiapkan.
2. Menjadi dasar negosiasi – pembeli dapat membandingkan penawaran dengan vendor lain.
3. Membangun kepercayaan – quotation yang rapi dan profesional meningkatkan citra bisnis.

Contoh Situasi Penggunaan

• Perusahaan konstruksi membuat quotation untuk proyek pembangunan rumah.
• Digital agency memberi quotation harga paket SEO kepada calon klien.
• Toko percetakan memberikan quotation untuk pesanan brosur dalam jumlah besar.

Apa Itu Invoice?

Invoice atau faktur adalah dokumen resmi penagihan yang dikirim setelah transaksi disepakati. Invoice berisi rincian barang/jasa yang sudah dibeli, jumlah yang harus dibayar, metode pembayaran, dan tenggat waktu pembayaran.

Fungsi Invoice

1. Sebagai alat penagihan – pembeli tahu jumlah pasti yang harus dibayar.
2. Bukti transaksi – invoice menjadi dokumen hukum jika ada masalah pembayaran.
3. Mempermudah akuntansi – membantu pencatatan keuangan perusahaan.

Contoh Situasi Penggunaan

• Setelah proyek selesai, digital agency mengirim invoice ke klien untuk menagih biaya.
• Toko online mengirim invoice otomatis setelah pembeli melakukan checkout.
• Vendor katering mengirim invoice setelah acara selesai sesuai jumlah pesanan.

Baca juga: Cara Membersihkan Website Agar Tidak Terindex Tulisan Jepang di Google

Perbedaan Quotation dan Invoice

Aspek	Quotation	Invoice
Waktu Digunakan	Sebelum transaksi (penawaran)	Setelah transaksi (penagihan)
Tujuan	Memberi gambaran harga	Menagih pembayaran
Isi Dokumen	Daftar barang/jasa, harga, syarat	Rincian barang/jasa, total biaya, metode pembayaran
Sifat	Estimasi (bisa berubah)	Final (jumlah pasti yang harus dibayar)
Kekuatan Hukum	Belum mengikat	Dokumen resmi yang mengikat hukum

Format Quotation dan Invoice

Meskipun berbeda, keduanya memiliki elemen penting yang sebaiknya dicantumkan:

Format Quotation

• Logo dan identitas perusahaan
• Nomor quotation
• Tanggal penawaran
• Detail barang/jasa beserta harga
• Syarat & ketentuan (masa berlaku quotation, metode pembayaran)
• Tanda tangan atau cap perusahaan

Format Invoice

• Logo dan identitas perusahaan
• Nomor invoice
• Tanggal penerbitan & jatuh tempo
• Detail barang/jasa yang dibeli
• Total biaya (termasuk pajak, diskon, atau biaya tambahan)
• Informasi rekening atau metode pembayaran
• Tanda tangan resmi

Mengapa Penting Memahami Perbedaannya?

1. Menghindari kesalahpahaman – Klien bisa membedakan mana dokumen penawaran, mana dokumen penagihan.
2. Meningkatkan profesionalitas – Bisnis terlihat lebih terpercaya dengan administrasi rapi.
3. Mempermudah pembukuan – Tim keuangan lebih mudah melakukan pencatatan.

Banyak bisnis kecil yang masih mencampuradukkan quotation dan invoice. Akibatnya, klien bisa bingung atau bahkan ragu untuk bekerja sama. Dengan pemahaman yang tepat, Anda bisa membangun kepercayaan lebih baik dengan pelanggan.

Kesimpulan

Quotation adalah dokumen penawaran harga sebelum transaksi, sementara invoice adalah dokumen penagihan setelah transaksi terjadi. Quotation bersifat estimasi dan bisa berubah, sedangkan invoice bersifat final dan mengikat secara hukum.

Dengan membedakan keduanya, bisnis Anda akan terlihat lebih profesional dan terorganisir. Selain itu, pencatatan keuangan juga menjadi lebih mudah dan jelas.

FAQ tentang Quotation dan Invoice

1. Apakah quotation sama dengan proforma invoice?
Tidak. Quotation adalah penawaran harga, sedangkan proforma invoice adalah faktur sementara sebelum invoice final diterbitkan.

2. Apakah quotation wajib dibuat dalam setiap transaksi?
Tidak selalu. Quotation biasanya dibuat untuk transaksi dalam jumlah besar atau proyek yang membutuhkan penawaran resmi.

3. Apa yang terjadi jika klien sudah setuju quotation?
Quotation bisa dijadikan dasar untuk membuat kontrak atau langsung dilanjutkan dengan penerbitan invoice.

4. Apakah invoice bisa menjadi bukti hukum?
Ya, invoice dapat menjadi bukti hukum jika terjadi sengketa terkait pembayaran.

5. Apakah quotation bisa dianggap sebagai kontrak?
Tidak. Quotation hanya penawaran, bukan perjanjian mengikat. Kontrak baru terbentuk jika ada persetujuan tertulis atau invoice yang dibayar.